انواع همایش

یکی از خدمات آژانس پرسیا سفر برگزاری همایش و سمینارهای علمی می باشد. در این پست به بررسی انواع همایش ها و نیاازمندیهای برگزاری آنها می پردازیم.

دانشگاه فردوسی مشهد به صورت داخلی تعاریف و عبارات مترادفی را برای سمینار و کنفرانس و سمپوزیوم استفاده می نماید که از نظر عمومی هنوز تایید شده نیست:


 هم اندیشی ( سمینار) : 

اجتماعات و گردهمایی که هدف آن بیان تازه های علمی ، مبادله تجربیات و تجدید اطلاعات در جهت چاره جویی و حل مشکلات حرفه ای شرکت کنندگان است . سمینارها به صورت ارائه سخنرانی ، میزگرد ، پانل و جلسات پرسش و پاسخ ارائه می گردد و طول مدت آن بیش از یک روز و معمولا دو تا سه روز می باشد.


فراهم ایی ( کنفرانس) :

 نشستها و اجتماعاتی که به منظور شور و بحث در یک زمینه خاص تشکیل می گردد و در آن افراد نقطه نظرات خود را درباره مسائل و مشکلات مهم از طریق سخنرانی، جلسات پرسش و پاسخ ، میزگرد و گزارش موارد جالب ( Case Report) مطرح می نمایند. این نشستها می تواند در طی یک روز یا به صورت جلسات دوره ای تشکیل گردد. چنانچه این جلسات بصورت ادواری تشکیل شود به آن کنفرانسهای دوره ای اطلاق می شود.


هم نشست ( سمپوزیوم ) :

 به منظور آموزش مسائل علمی تخصصی و فوق تخصصی درباره موضوعی خاص به صورت سخنرانی، کار گروهی، بحث و ارائه مقاله برگزار می گردد. در سمپوزیم هر یک از سخنرانان درباره جنبه خاصی از موضوع به  بحث می پردازند. مخاطبین سمپوزیوم افراد متخصص و صاحبنظر می باشند . طول مدت سمپوزیوم معمولا یک روز است .

تدارکات ضروری در برگزاری همایش:

  •  تعیین دبیر علمی
  • تعیین دبیر اجرایی
  •  تعیین محل برگزاری همایش
  • تصویب جدول زمانی (کلیات)
  • تصویب بودجه
  • تعیین جوایز مقالات برتر
  • تعیین مدعوین اصلی و شخصیتها
  • تعیین محل اقامت شرکت کنندگان
  • تعیین دستگاههای مشارکت کننده و همکار
  • تنظیم کلیات مربوط به پوستر همایش
  • تعیین سخنرانان افتتاحیه و اختتامیه
  • تصویب کلیات مربوط به برنامه های جنبی همایش
  • تنظیم کلیات مربوط به ارائه تسهیلات به شرکت کنندگان (اسکان، پذیرایی، پرداخت هزینه ایاب و ذهاب، هدایا و…)

اطلاع رسانی به موقع همایش

راههای اطلاع رسانی همایش:

  • از طریق نامه و پست و تلگراف
  • تبلیغات در روزنامه ها و مجلات
  • از طریق تلفن و یا اطلاع رسانی حضوری
  • طراحی پوستر و بنرهای تبلیغاتی
  • طراحی وبسایت و وبلاگ متناسب با همایش
  • اطلاع رسانی از طریق رسانه های خبری

نکاتی که در برگزاری همایش باید به آنها دقت کرد:

  • قبل از همایش امکان اسکان مسافران را فراهم کنید
  • میهمانان با استفاده از فرم ها و از روی لیست های اعلام شده پذیرش شوند
  • فرم های نظرخواهی در بین شرکت کنندگان توزیع شود و در پایان همایش نیز دریافت گردد
  • در ابتداری ورود میهمانان میتوان کاتولوگ هایی با مضمون اهداف همایش و جدول زمانی و برنامه های همایش در اختیار شرکت کنندگان قرار بگیرد . میتوان در این برگه ها موارد دیگری نیز گنجاند که در امور عادی زندگی برای شرکت کنندگان مثمر ثمر باشد.
  • در ابتدای مراسم آیاتی چند از کلام الله مجید توسط قاری ممتاز تلاوت شود
  • بعد از تلاوت آیات قرآن سرود ملی کشور با صدای رسا پخش شود
  • در حین برگزاری همایش امنیت و نظم و آرامش در سالن برقرار باشد
  • جایگاه سخنران و مجری باید به اندازه کافی از جایگاه سایر میهمانان بلند تر باشد
  • میکروفون و بلندگو ها قبلا تست شده و از صحت کار کردن آنها اطمینان حاصل شود
  • سیستم تهویه و سرمایشی /گرمایشی محل برگزاری همایش مناسب آب وهوا و شرایط آب و هوایی منطقه باشد
  • خدمات بهداشتی و سلامتی مناسب در محل همایش در نظر گرفته شود
  • امکان دسترسی تمام اعضا به آب آشامیدنی سالم باشد
  • سیستم روشنایی جایگاه سخنران و حاضران در سالن متناسب با ساعت برگزاری همایش باشد بطوریکه نوشته را به راحتی بتوان خواند
  • قبل وبعد برگزاری همایش ایاب و ذهاب آسان و سریع در اختیار مهمانان قرار بگیرد
  • محل جداگانه ای برای خبرنگاران و روزنامه نویسان تعبیه شده باشد
  • گرفتن عکس های مناسب و با کیفیت بالا برای مستندسازی همایش و درج در پوستر های بعدی ضروری است
  • عکاسان و در صورت لزوم فیلمبردارن تمام سالن را پوشش دهند و فقط روی جایگاه سخنران متمرکز نشوند
  • صندلی باید به اندازه کافی برای جلوس اعضا پیش بینی شده باشد
  • برای مهمانان ویژه باید جایگاه خاصی در نظر گرفته شود
  • کاغذ و قلم باید در اختیار همه شرکت کنندگان برای یادداشت برداری قرار بگیرد
  • باید برخی از امور غیر منتظره مانند کمبود صندلی و یا قعطی سیستم روشنایی و یا تهویه قبل از همایش پیش بینی شده باشد. با اداره برق و آب هماهنگی های لازم انجام شده باشد
  • حین برگزاری مراسم باید تغذیه وپذیرایی مناسبی صورت گیرد
  • امکان استفاد راحت از پروژکتورهای سالن برای سخنرانان باشد
  • باید قبل از مراسم افراد خوش برخورد برای خوشامدگویی و راهنمایی و انجام امور پذیرایی آموزش دیده شده باشند و درحین مراسم بر کار آنها نظارت لازم باشد
  • بعد از پایان مراسم باید چکیده ای از برنامه ها و موضوعات سخنرانی اعلام شود
  • میتوان هدایای و لوح های تقدیری برای تشکر از حضور مهمانان در نظر گرفت
  • در پایان مراسم باید گزارش کامل و جامعی از همایش به منظور ارائه آن به مسئول دبیرخانه تهیه شود و مجموعه مقالات ارائه شده برتر در اختیار همگان قرار گیرد

خدمات پرسیا سفر در برگزاری همایش ها چیست؟

  • رزرو و گرفتن بلیط هواپیما و یا قطار برای شرکت کنندگان
  • رزرو هتل و اقامتگاه برای اسکان مدعوین
  • رزرو محل برگزاری همایش
  • چیدمان و طراحی و اجرای دکوراسیون و چیدمان سالن همایش
  • رزرو تجهیزات صوتی و تصویری سالن همایش(میکروفن و بلندگو و ویدئو پروژکتور)
  • تجهیزات سرمایشی و گرمایشی محل برگزاری بنا به درخواست برگزارکنندگان و فصل برگزاری
  • سیستم روشنایی سالن
  • سرویس ایاب و ذهاب و گشت در شهر بنا به درخواست
  • تهیه عکس و فیلم از همایش بنا به درخواست برگزارکننده
  • اجرای ترانسفر فرودگاهی
  • اجرای خدمات cip فرودگاهی
  • هماهنگی مترجم و راهنما
  • پذیرایی در حین برگزاری همایش طبق منوی مختص هر هتل یا درخواست برگزارکنندگان

برای برخورداری از خدمات حداقل یک ماه قبل از همایش برای رزرو و انجام امور و هماهنگی های لازم با کارشناسان پرسیا سفر تماس گرفته شود.

ارسال نظر

آدرس پست الکترونیک شما منتشر نخواهد شد. همه فیلدها لازم هستند.