تورهای نمایشگاهی
انواع تورهای نمایشگاهی اروپا:
یکی از دلایل عمده سفر در دنیای امروز سفرهای کاری و بیزینسی می باشند که طبق آمار جهانی حدود 25% از کل سفرها را شامل می شوند.
برای خدمات دهی به این گروه از مسافران حتی کلاسهای پروازی خاصی وجود دارد و این خود گویای اهمیت این گونه سفرها است.
تورهای نمایشگاهی نوعی از تورهای مسافرتی هستند که در دو نوع می توانند برگزار شوند.
انواع تورهای نمایشگاهی(بر اساس نوع مخاطب)
1- با هدف بازدید از نمایشگاه بین المللی در خارج از کشور
2-غرفه گذاری و شرکت در نمایشگاه و عرضه و معرفی محصولات یا خدمات در یک نمایشگاه بین المللی
تورهای بازدید از نمایشگاه بین المللی
هر چند تور نمایشگاهی از نظر نام با سایر تورهای مسافرتی شباهت دارد اما تفاوت های فراوانی بین این دو نوع تور وجود دارد .عده ای گمان می کنند برای بازدید از یک نمایشگاه نیازی به تور نمایشگاهی نیست و می توان شخصا یا با خرید یک تور مسافرتی در کشور مقصد زمانی را برای بازدید از نمایشگاه صرف کرد. این تفکر نادرستی است که در این خصوص به ذکر ویژگی های تور نمایشگاهی می پردازیم
ویژگی های بازدید از نمایشگاه با تور نمایشگاهی:
برخی از ویژگی های این نوع تورها را که می توان برشمرد عبارتند از:
حضور جمعی از متخصصان یک حرفه در تور:
در یک تور نمایشگاهی تقریبا تمام حاضرین از یک حرفه و صنعت هستند یا ارتباط نزدیک کاری بین آنها وجود دارد و همین امر بسیاری از مذاکرات و آشنایی های جدید و توسعه بازار و فروش محصولات و خدمات را فراهم می نماید. در بسیاری از تورهای برگزار شده مراودات تجاری که میان اعضای گروه انجام شده است حتی موثر تر از حضور در نمایشگاه بوده است.
ضمن اینکه فراغت از دغدغه های فکری و مسائل متداول روزانه ،می تواند فرصت مناسبی را برای ایجاد روابط صمیمانه تر میان اعضای یک صنعت به وجود آورد.
برنامه های بازاریابی بین المللی:
اگر شرکت برگزار کننده تور در کنار تخصص تور گردانی در کشور مقصد، دارای مناسبات و روابط تجاری و اقتصادی باشد می تواند در ترویج یک محصول در بازار های بین المللی و یا عقد قراردادهای خارجی مشاور بسیار خوبی برای شرکت کنندگان باشد .
آژانس پرسیا سفر با استفاده از دفاتر بین المللی اروپایی خود و داشتن دیتابیس اطلاعات شرکت ها و صنایع مختلف امکان اطلاع رسانی و برقراری ارتباط بین شرکت کنندگان و صنایع کشور مقصد را نیز فراهم می نمایدو در این امر می توان از سرویس های ایمیل مارکتینگ برای هماهنگی قرارهای کاری استفاده کرد .
راهنمایان محلی و دفاتر خارج از کشور:
وجود راهنمایان محلی که از امکانات شهر و کشور مقصد آگاهی داشته باشند می تواند کمک بسیاری در رفع نیازمندی های شرکت کنندگان در تور باشد. کمک دیگر این راهنمایان ، همکاری در ادامه مذکرات نیمه تمام و خریدهای دنباله دار بعد از نمایشگاه است. علاوه بر مسائل تخصصی موارد دیگری مانند جا ماندن مسافر از پرواز ، جاماندن وسایل و غیره ، هنگامی قابل رسیدگی و حل و فصل است که یک راهنمای مقیم در مقصد داشته باشیم.
بازدید های تخصصی گروهی:
یکی از امکاناتی که می توان در تورهای نمایشگاهی فراهم کرد، بازدید گروهی از مراکز تولیدی و خدماتی در کشور مربوطه است که هماهنگی این امر به صورت انفرادی می تواند بسیارسخت باشد.به عنوان مثال در تور نمایشگاهی که برای مدیران و کارشناسان ارشد شرکت کاسترول در ایتالیا برگزار شد برنامه بازدید از کارخانجات فراری و امکان اتومبیل رانی با خودرو های فراری فراهم گردید.
میهمانان و مشتریان شرکت:
یکی از فرصت های مناسب جهت قدردانی یا ایجاد رابطه با یک مشتری بالقوه یا بالفعل دعوت از او جهت بازدید از یک نمایشگاه خارج از کشور است.با این روش به جای برگزاری جلسات متعدد برای متقاعد ساختن یک مشتری برای خرید محصولات یا خدمات می توان شخص مزبور را از نزدیک با موارد فوق آشنا کرد. بدیهی است این روش زمانی مفید و موثر است که شرکت مربوطه به کار خود ایمان داشته باشد در غیر این صورت نتیجه معکوس می گیرد.اما لازمه موفقیت این استراتژی ، ارائه خدمات سفر و مهمان نوازی با بهترین کیفیت می باشد.
شرکت در نمایشگاه های خارجی به طور کلی شامل 3 مرحله است :
1.عملیات قبل از نمایشگاه
2.عملیات هنگام برگزاری نمایشگاه
- عملیات بعد از نمایشگاه
عملیات قبل از نمایشگاه
بررسی اهداف نمایشگاه:این اهداف می تواند:
- ورود به یک بازار خارجی باشد
- استمرار حضور در بازار
- پیدا کردن نمایندگی
- معرفی محصولات جدید
- آزمایش محصولات
- ترویج نام تجاری( برند سازی)
- بررسی بازار و…
نحوه حضور هر شرکت با توجه به اهداف آن می تواند متفاوت باشد. برای شرکت هایی که برای اولین بار در یک نمایشگاه بین المللی قصد مشارکت دارند حتما توصیه می شود که از تجارب یک شرکت برگزار کننده استفاده کنند یا به صورت گروهی در یک نمایشگاه شرکت کنند
انتخاب نمایشگاه :
با توجه به تعداد نمایشگاه ها در سراسر جهان و تخصصی بودن آنها انتخاب نمایشگاه مورد نظر با توجه به اهداف شرکت و نوع محصول از اهمیت بسیاری برخوردار است.
تحقیق در مورد اطلاعات بازدید کنندگان قبلی نمایشگاه – غرفه داران – رقبای تجاری – تجزیه و تحلیل بازار هدف از مهمترین عوامل انتخاب یک نمایشگاه است.
تعیین غرفه و متراژ آن :
محل غرفه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است به همین دلیل اقدام به موقع در گرفتن محل غرفه هم به جهت مکان مرغوب تر و هم قیمت مناسب تر می تواند موثر باشد.
درج اطلاعات و محصولات شرکت در وب سایت نمایشگاه :
بدیهی است که اگر ثبت نام و تعیین محل غرفه زودتر انجام شود نام و مشخصات شرکت، زودتر در وب سایت نمایشگاه قرار می گیرد و متقاضیان بیشتری باشما تماس خواهند داشت.
بروز رسانی وب سایت شرکت خودمان برای جذب مشتری:
توصیه می شود وب سایت شرکت خود را به نحو مطلوبی طراحی و به روز رسانی کنید تا به هنگام مراجعه اولیه متقاضیان به وب سایت بتوانید مخاطبان بیشتری را جذب کنید.
برنامه زمان بندی مراحل اجرائی قبل از نمایشگاه :
زمان ثبت نام در نمایشگاه خارجی حداقل باید ۹ ماه قبل از حضور در نمایشگاه باشد.
تعیین اقلام برای نمایشگاه:
تعیین اقلامی که باید در نمایشگاه همراه با خودداشته باشید یا قبل از عزیمت خود به نمایشگاه ارسال کنید .
ایجاد بانک اطلاعات مشتریان:
مطالعه کتاب نمایشگاه از دوره های قبل و ایجاد بانک اطلاعاتی از مخاطبانی که مورد نظر هستند .
بررسی برگزاری مهمانی یا همایش در نمایشگاه
تصمیم گیری در مورد اینکه تمایل به برگزاری میهمانی یا همایش در نمایشگاه را دارید یا خیر و انجام مقدمات لازم برای انجام این کار .
گرفتن ویزا کشور مقصد:
مراحل اخذ روادید از کشور مورد نظر در اولین زمان ممکن برای کلیه افرادی که قرار است در نمایشگاه حضور داشته باشند .همینطور بلیط هواپیما و محل اقامت مناسب.
آموزش پرسنل حاضر در غرفه:
آموزش افرادی که قرار است در غرفه حضور داشته باشند با تسلط به زبان خارجی .
تهیه کلیه اقلام تبلیغاتی:
تهیه کلیه اقلام تبلیغاتی از قبیل کاتالوگ – هدایای تبلیغاتی – کارت ویزیت.
طراحی غرفه :
در صورت تمایل به ایجاد غرفه با طراحی خاص با غرفه ساز متخصص تماس بگیرید، انتخاب طرح و طراحی غرفه گاه چند ماه به طول می انجامد.
برنامه های بازاریابی در کشور هدف:
برنامه های بازاریابی در کشور هدف از قبیل طراحی آگهی – بررسی و مقایسه قیمت رسانه های مختلف و تاثیر گذاری هر کدام.
ارسال دعوت نامه:
ارسال دعوت نامه به مشتریان خاص خود.
ارسال ایمیل انبوه:
ارسال ایمیل گروهی برای مخاطبان و مشتریان بالقوه حتی اگر می دانید که آنها به نمایشگاه نخواهند آمد زیرا این اطلاع رسانی خود می تواند در تبلیغ شرکت و محصولات شما موثر واقع شود.
نحوه پذیرائی در غرفه:
یکی از وسایل مورد نیاز در زمان مذاکره فراهم آوردن زمینه پذیرایی مناسب برای بهتر نتیجه گرفتن از مذاکرات می باشد. دقت به شرایط محیطی و نوع پذیرایی و فرهنگ غالب بسیار مهم می باشد.
پیش بینی فضاهای مناسب جهت مذاکرات تجاری:
برای مذاکرات نیاز به فضایی مناسب می باشد پس حتما فضایی با آرامش بیشتر و امکانات برای این مار فراهم نمایید.
اطلاع از وضعیت ترخیص کالا:
اطلاع از وضعیت ترخیص کالا در کشور هدف و همینطور خروج محصولات از گمرک ایران بخصوص در مورد ماشین آلات و ابزار صنعتی.
تهیه لباس فرم برای مسئولان غرفه:
بدیهی است موارد ذکر شده تنها به عنوان یک چک لیست از فعالیت های ضروری برای حضور در یک نمایشگاه است و نحوه اجرای هر کدام از فعالیت های فوق در موفقیت حضور در یک نمایشگاه می تواند بسیار تاثیر گذار باشد.
فعالیت های هنگام برگزاری نمایشگاه
زمان حضور در نمایشگاه:
حداقل ۲ روز قبل از شروع نمایشگاه باید در شهر مورد نظر حضور داشته باشید تا به طور کامل از آمادگی غرفه و امکانات آن مطمئن شوید و در صورت وجود برخی نواقص فرصت اصلاح یا تکمیل آن را داشته باشید.
زمانبندی فاصله محل اقامت تا نمایشگاه:
فاصله محل اقامت خود تا نمایشگاه را قبل از شروع نمایشگاه و زمان مورد نیاز برای رسیدن به نمایشگاه
وسیله ایاب و ذهاب:
وسیله ایاب و ذهاب خود را مشخص کنید و دقت داشته باشید که در زمان نمایشگاه معمولا ترافیک زیادی وجود دارد و زمان بیشتری را باید در نظر بگیرید.
آموزش های نهائی برای نحوه برخورد پرسنل با متقاضیان:
ایجاد ارتباط اولیه با متقاضیان (first impression) از اهمیت زیادی برخوردار است به خصوص در خارج از کشور ایجاد فضای گرم و صمیمانه و برخورد با چهره ای خندان از نکات اولیه جذب مخاطبان است.
حضور به موقع پرسنل در غرفه:
در زمان شرکت در نمایشگاه خارجی آشنا نبودن با محیط ممکن است باعث بروز مشکلاتی شود و در نتیجه مدت زمان مفید حضور در نمایشگاه دچار تغییر شود بنابراین باید برای حضور به موقع نیز برنامه داشت.
تعیین شرح وظایف هر یک از پرسنل:
در زمان نمایشگاه و بخاطر شلوغی اگر وظایف افراد به درستی تفکیک نشود حتما مشکل بوجود می آید پس لیست کار تمام افراد را مشخص نموده و در اختیار آنها قرار دهید تا تداحل پیش نیاید.
تهیه پرسشنامه ،کارت های ویزیت و بروشور ها:
دلیل اصلی شرکت در نمایشگاهها تبلیغات و شماسایی مشتریان بالقوه و بالفعل می باشد و این توسط ارائه کارت ویزیت و بروشور و پرکردن پرشسنامه ها انجام خواهد شد. بنابراین درباره این موارد بسیار حساس باشید.
اهدای هدایای تبلیغاتی به مشتریان بالقوه:
در برخی فرهنگ ها اهدای هدیه برای انجام مناسیات تجاری یکی از رسوم به حساب می آید. پس شناخت کافی از مشتریان بالقوه مان و شرایط فرهنگی آنها یکی از نیازهای اساسی برای داشتن مذاکرات موفق می باشد.
در دسترس بودن و ارائه بروشور کالاها و توضیحات تخصصی :
تمامی اقدامات انجام شده تا بحال اگر اطلاع رسانی توسط پرسنل در غرفه به درستی انجام نشوند ناکارامد خواهند بود بنابراین باید تمامی افراد به وضوح وظایف خود را بدانند و توجیه شده باشندو با تمرین به کارایی رسیده باشند.
استفاده از صفحه نمایش ها:
در صورت امکان فیلم های تبلیغاتی شرکت و محصولات خود را در صفحه مانیتور بزرگ در معرض دید بازدید کنندگان قرار دهید.
پذیرائی در غرفه :
به خصوص با توجه به سنت مهمان نوازی ایرانیان همواره باید در نظر گرفته شود. برای این منظور می توان از اقلام شیرینی جات ایرانی یا پسته استفاده کرد.
برگزاری سمینار یا نمایش نحوه تولید محصولات
بررسی رقبا در نمایشگاه:
بررسی غرفه های دیگر بخصوص رقبای تجاری. یکی از پرسنل خود را که مسلط به زبان انگلیسی است و در امور بازاریابی تسلط دارد موظف کنید تا روزانه به غرفه های دیگر مراجعه ، و در مورد محصول شرکت خود با مخاطبان مذاکره کند.
توجه داشته باشید که در کلیه موارد از افراد محلی که با آداب و رسوم مردم آن کشور بیشتر آشنا هستند می توانید استفاده کنید و ضمن کاهش هزینه های خود از بازدهی بیشتری نیز می توانید بهره مند شوید.
جهت اجرای این منظور از شرکت های متخصص در این زمینه می توانید کمک بگیرید
اقدامات بعد از اتمام نمایشگاه
جمع اوری غرفه و ترک نمایشگاه:
ترخیص موقت کالاهای نیازمند ترخیص:
توجه داشته باشید که به هنگام اتمام و ترک نمایشگاه نسبت به جمع آوری کلیه اقلام خود به خصوص در مورد کالاهائی که به صورت ترخیص موقت به نمایشگاه آورده اید اقدام کنید.
دسته بندی پرسشنامه ها:
پرسشنامه های مراجعین و کارت های ویزیت آنان از اهمیت بسیاری برخوردار است . سعی کنید این اطلاعات را در جای مخصوص و به صورت جداگانه نگهداری کنید.
ورود اطلاعات حاصل به کامپیوتر:
پس از بازگشت به ایران اطلاعات کلیه مراجعین را در کامپیوتر ذخیره کنید و برای یکایک آنان ایمیلی ارسال کرد ه و از حضور آنان در غرفه خودتان تشکر کنید.
ارسال اطلاعات برای متقاضیان:
برای کسانی که از شما درخواستی داشته اند یا اطلاعات بیشتری خواسته اند حتما این اطلاعات را ارسال کنید.
میهمانی خداحافظی:
در برخی از نمایشگاه ها برای غرفه گذاران ، میهمانی خداحافظی برگزار می شود تا فرصتی برای ملاقات دوباره با مشتریان بالقوه در فضای دوستانه فراهم شود.
بررسی نقاط قوت وضعف:
کلیه نقاط ضعف و کاستی هائی را که در نمایشگاه داشته اید دقیقا مورد بررسی قرار داده و یادداشت کنید تا در نمایشگاه های بعدی بتوانید این نقاط ضعف را به حداقل ممکن برسانید .
صبوری برای ارتباطات و نتایج نمایشگاه:
انتظار نداشته باشید بلافاصله پس از نمایشگاه شاهد تماس های زیادی از مراجعین باشید، بسیاری از نتایج حضور در نمایشگاه ها به مرور زمان ایجاد می شود.
در پایان متذکر می شویم که حضور در نمایشگاه های بین المللی نیازمند تخصصی های ویژه در کلیه مراحل است به خصوص اگر با کشور هدف آشنائی نداشته باشید. به همین جهت توصیه می شود قبل از هر گونه اقدامی در این خصوص با شرکت های متخصص حتما مشورت کنیید.
آرزومندیم تا شرکت های ایرانی با حضور موفق خود در نمایشگاه های بین المللی باعث شکوفائی اقتصاد ایران در صحنه های بین المللی باشند.
